Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Сегодня предлагаем рассмотреть следующую тему: "Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения". Мы собрали и подготовили полную информацию по теме, что позволит решить любую проблему. Если после прочтения статьи остались вопросы, то вы их можете в любое время задать дежурному юристу.

Примерная форма акта об уничтожении документов, срок хранения которых истек (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]

[ подпись, Ф. И. О., должность руководителя
или иного должностного лица,
утвердившего акт ]

[ число, месяц, год ]

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

г. [ место подписания акта ]

[ число, месяц, год ]

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии [ должность, Ф. И. О. ]

члены комиссии [ должность, Ф. И. О. ]

[ должность, Ф. И. О. ]

на основании приказа руководителя организации от [ число, месяц, год ] N [ значение ] и в соответствии с перечнем, утвержденным актом о выделении к уничтожению документов от [ число, месяц, год ], произвела уничтожение документов, срок хранения которых по состоянию на [ число, месяц, год ] истек.

Все перечисленные в настоящем акте документы, срок хранения которых истек, в количестве [ значение ] единиц уничтожены в присутствии членов комиссии путем [ указать способ уничтожения ].

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

Председатель комиссии [ подпись, инициалы, фамилия ]

Члены комиссии [ подпись, инициалы, фамилия ]

[ подпись, инициалы, фамилия ]

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма акта об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Разработана: Компания «Гарант», февраль 2013 г.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Читайте так же:  Закон о платежах и переводах денег

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

  • Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
  • Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
  • Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
  • Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

  • номер и место заполнения акта;
  • наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
  • самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.


Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:
  • порядковый номер строки;
  • заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
  • крайние даты;
  • идентификационные номера прикладываемых описей;
  • индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  • общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  • время хранения;
  • номера статей согласно Перечню;
  • примечания.


Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

  • количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
  • ее общий вес;
  • место, куда сдается макулатура (название предприятия);
  • дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
  • должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
  • дата и подпись этого работника с расшифровкой;
  • кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Читайте так же:  Лимит пфр и фсс

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

[2]

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

  • 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
  • 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
  • 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
  • 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
  • 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
    Читайте так же:  Как получить социальное жилье лицу, признанному нуждающимся в жилом помещении

    Хранение акта

    Видео (кликните для воспроизведения).

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Порядок уничтожения документов

    Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

    Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

    Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

    Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

    Отбор документов, более не нужных

    Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

    Рекомендуемый состав комиссии:

    • представитель руководителя;
    • бухгалтер;
    • юрист;
    • архивариус;
    • секретарь (кадровик);
    • один из сотрудников.

    Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

    Задачи комиссии:

    • отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
    • составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
    • подготовить документы к утилизации.

    ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

    Даты отбираемых документов

    Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

    Акт составлен, что дальше?

    Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

    ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

    Подготовка к уничтожению:

    • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
    • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
    • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

    НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

    Как утилизировать документы?

    Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

    [1]

    Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

    Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

    Срок не истек, но больше хранить нельзя

    Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

    При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

    Какие документы лучше сохранить!

    Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

    • документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
    • финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

    Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

    • все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
    • первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).
    Читайте так же:  Соглашение о разделе продукции

    Уничтожение электронных архивов

    Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

    С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

    Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

    Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

    НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

    Ответственность несёт руководитель

    Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

    Акт об уничтожении документов образец бланк

    Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.

    Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.

    Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.

    Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.

    Составляем акт

    В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.

    В акте указываем:

    • Дату и место составления.
    • Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
    • Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
    • Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
    • Далее указываются подписи ответственных лиц.

    Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.

    Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.

    После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.

    Как уничтожаются документы

    Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.

    Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.

    В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.

    После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.

    Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно

    Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

    Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов

    Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень).

    В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.

    Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации:

    организационно-распорядительную и правовую деятельность;

    планирование, финансирование, учет и отчетность;

    социально-бытовые вопросы и др.

    Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам. В нем не содержится конкретных наименований документов, а даются их обобщенные наименования.

    Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.

    Деятельность экспертной комиссии

    Для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

    ЭК создается приказом руководителя. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, способные определить значение и ценность информации, содержащейся в документах.

    В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель службы документационного обеспечения управления организации и заведующий архивом организации (или ответственный за архив). Комиссию, как правило, возглавляет один из заместителей руководителя организации, курирующий деятельность делопроизводственной службы и архива.

    В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

    Деятельность ЭК регламентируется положением, которое разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

    Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

    Основными задачами экспертной комиссии являются:

    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

    Читайте так же:  Военные опасности и военные угрозы рф

    организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив [1] .

    Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:

    1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.

    2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней дел со сроками хранения, номенклатур дел и т.п.);

    3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:

    на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – описи дел постоянного хранения; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой «ЭПК» в типовом перечне, документов до 1945 г. включительно);

    на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – сводную номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

    на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения) – предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных существующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

    на утверждение руководителя организации – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

    Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

    в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;

    запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

    заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;

    приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;

    не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

    Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.

    Уничтожение архивных документов

    После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

    Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

    В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации , описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

    Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива , то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

    Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени [2] . Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

    Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

    Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

    Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись (см. Приложение). К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

    В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

    [1] Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    [2] Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, проводится полный комплекс работ по упорядочению дел – как по личному составу, так и подлежащих передаче на постоянное хранение.

    Источники


    1. Кофанов, Л.Л. Древнее право. Ivs antiovvm; М.: Спарк, 2012. — 313 c.

    2. Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.

    3. Гуреев, В. А. Комментарий к Федеральному Закону «О судебных приставах» / В.А. Гуреев. — М.: Wolters Kluwer, 2017. — 208 c.
    4. Марченко, М. Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко, Е.М. Дерябина. — М.: Проспект, 2012. — 720 c.
    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here