Бланк служебной записки образец

Сегодня предлагаем рассмотреть следующую тему: "Бланк служебной записки образец". Мы собрали и подготовили полную информацию по теме, что позволит решить любую проблему. Если после прочтения статьи остались вопросы, то вы их можете в любое время задать дежурному юристу.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Читайте так же:  Как получить свидетельство о праве на наследство и нужно ли его регистрировать

    Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

    Служебная записка

    Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

    Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

    Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

    • Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
    • Поиск пути решений проблемы.
    • Согласование предстоящей работы.
    • Запрос необходимых сведений.
    • Формирование инструкций.
    • Извещение о чем-либо.
    • Объяснение той или иной вещи.
    • Согласование с сотрудниками или руководителями.

    СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

    Докладные записки

    Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

    Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

    Разновидности

    Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

    • Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
    • Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
    • Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

    Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

    Правила составления

    Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

    • Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
    • Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
    • Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
    • ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

    Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

    Разница между разными видами записок

    Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

    • Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
    • СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
    • СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
    • СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

    Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

    • Факт правонарушения.
    • Причины этого нарушения.

    Документ составляется при следующих обстоятельствах:

    • Нарушение трудовой дисциплины.
    • Внештатная ситуация на производстве.
    • Материальный ущерб со стороны сотрудника.

    Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

    Что такое служебная записка: определение, цели написания и правила оформления

    С понятием «служебная записка» сталкивался хотя бы раз каждый работающий человек. Многие уверены, что это то же самое, что и докладная.

    Но это не совсем так. Безусловно, сходство между этими документами есть, однако есть и принципиальные различия.

    И главное из них, пожалуй – иерархическая составляющая. Ведь служебную записку могут адресовать друг другу люди одного должностного статуса…

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Определение

    Его использует специалист, чтобы донести до другого служащего или руководителя рациональное предложение, сведения об изменениях или другую важную информацию.

    Служебная записка – всегда внутренний документ. Он может быть адресован любым специалистом организации на или производства, причем как человеку вышестоящей должности, так и рядовому специалисту другого отдела (например, предложение о совмещении).

    В этом ее главное отличие от докладной и объяснительной (где при заполнении всегда соблюдается иерархический принцип: человек нижестоящей должности пишет на имя начальства). Помимо этого, как уже говорилось, докладные записки бывают и внешними, то есть адресоваться руководящему составу сотрудничающих организаций, тогда как служебные ходят только внутри одной компании (или с обособленными подразделениями). О том, что такое служебная записка и как ее правильно оформить, читайте здесь.

    Читайте так же:  Акт согласования аварийной и технологической брони электроснабжения

    Для чего нужна?

    Такой документ пишется в связи с целью информировать другого сотрудника о некоей возникшей или могущей возникнуть внештатной ситуации, разрешение которой зависит именно от того работника (или его отдела), которому адресуется записка.

    То есть, по сути это означает: «возникла ситуация, она находится вне ведения моего подразделения, ее в силах разрешить вы, для чего я вам предлагаю следующие способы«.

    Это и есть главное ее отличие от докладной – если в докладной записке строго соблюдается иерархический принцип «снизу- наверх», то есть, вы информировали главу фирмы о чем-то важном, дальше он сам разберется, как на это реагировать, то в служебной записке оговаривается не только сама проблема, но и описываются варианты ее решения.

    Какие виды существуют?

    Служебные записки могут быть самыми разными и их разделяют на несколько типов, в зависимости от того, о чем в них идет речь.

    На увольнение

    Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

    Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

    Например:

    Директору по персоналу ООО «Викарий»

    Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

    Причины для этого следующие:

    1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
    2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

    Руководитель отдела доставки

    Петров Иван Иванович (подпись).

    На оборудование

    Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

    Например:

    Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

    Кузину Петру Кузьмичу

    14 июля 2017 года

    служебная записка №4

    Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

    Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

    Руководитель отдела по работе с клиентами

    [2]

    Александров Александр Александрович (подпись).

    Если вам необходимо написать служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера, а вы не знаете, как это сделать правильно, то предлагаем прочитать эту статью, а о написании данного документа о каких либо действиях, связанных с оборудованием, мы расскажем здесь.

    На совмещение

    Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

    Например:

    Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

    12 мая 2017 года

    служебная записка № 2

    Уважаемый Петр Петрович!

    Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

    Максимов Максим Максимович (подпись).

    Другие примеры составления данной бумаги на совмещение должностей вы найдете в этом материале, а если вы хотите узнать, как оформить бумагу на замещение во время отпуска или о его переносе, то предлагаем прочитать эту статью.

    На премирование

    Здесь обязательно пишется, кому полагается премия (указать должность и паспортные данные), в каком размере (если имеется в виду именно денежное поощрение) и за что именно.

    Например:

    Генеральному директору ООО «Визор – Альфа»

    15 мая 2015 года

    служебная записка № 3

    Прошу вас издать приказ о присвоении премии старшему менеджеру отдела продаж Зотову Ивану Сидоровичу в размере 50 000 рублей за его высокие показатели по продажам в период с 1 января по 1 мая 2015 года.

    Начальник отдела продаж

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Теплов Александр Александрович (подпись).

    Еще примеры оформления служебной записки на премирование вы найдете в этой статье.

    [3]

    Требования к оформлению — общее содержание

    Единой формы служебной записки не существует. Тем не менее, для исполнения она обязательно должна содержать следующие реквизиты:

    • полное наименование организации или предприятия;
    • кто кому адресует;
    • наименование бумаги и ее регистрационный номер;
    • суть вопроса;
    • предлагаемые варианты решения, указание на действия;
    • дата, подпись.

    Например:

    Директору ООО «Анарион-М»

    15 января 2016 года

    Представляю вам список кандидатов для участия в семинаре в Солт-Лейк-Сити:
    1. Иванов Иван Петрович – менеджер по продажам;
    2. Сидорова Мария Никифоровна – менеджер по продажам.

    Вышеуказанные кандидаты по нашему мнению заслуживают участия в семинаре, поскольку именно они за отчетный период представили наиболее высокие результаты по продажам. Более того, они работают в ООО «Анарион-М» с 2013 года и с самого начала работы показали личную заинтересованность и усердие, а значит – могут делиться опытом продаж и построения команды.

    Начальник отдела продаж

    Сергеев Сергей Сергеевич (подпись).

    На списание

    При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

    Читайте так же:  Как изменить вид разрешенного использования земельного участка

    Об оформлении данной бумаги на списание материальных ценностей мы писали тут.

    Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

    • причину, по которой вы хотите его заменить;
    • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
    • дата, подпись.

    Правила написания

    1. Писать следует на листе формата А4, от первого лица, четко и грамотно, без двусмысленных фраз и ошибок. Обязательно следует подписываться и правильно указывать названия подразделений, должностей, паспортные данные человека. Печать на этой бумаге не ставится.
    2. Документ может быть оформлен в классическом – «бумажном» варианте, либо в электронном (что обычно и бывает). Никаких особенных отличий и ограничений по объему для электронного варианта не существует, единственное, без чего можно обойтись – упоминание в тексте адресата, для этого нужно всего лишь ввести корректный адрес в поле адресной строки письма.

    Более того, необходимо обязательно ставить функцию уведомления о прочтении. Это будет в нужное время служить доказательством того, что вы действительно отправляли тому или иному человеку такой документ.
    Если же отправляется именно бумажный вариант, необходимо удостовериться, что письмо зарегистрировано в журнале у секретаря. Это гарантия того, что оно дойдет до того, кому адресовано. Многие фирмы ведут специальный журнал для такого рода бумаг, где указывается дата, регистрационный номер, кто писал и на какую тему.

    Все правила написания данного документа вы найдете в этом материале, а каковы требования к оформлению по ГОСТУ читайте здесь.

    Ошибки при составлении

    Часто сотрудники допускают грамматические или орфографические, что недопустимо в деловом бумажном обороте, да и вообще в любой речи. Также имеют место быть: неверное указание должности, неправильное наименование организации.

    Тем более неграмотным и неэтичным является коверканье паспортной информации человека. Или же указывают только проблему, не указывая, чего хотят от того, к кому обращаются, не предлагают вариантов решения – словом, получателю из текста не понятно, чего от него этим оповещением хотят добиться, какой реакции.

    Ответ на документ

    После прочтения документа и сочтя его полезным, получатель ставит на нем резолюцию, например » Принято к сведению». Однако если бумага подразумевает написание ответа, то он должен воспоследовать.

    Унифицированной формы ответа не существует, обычно таковая составляется специалистами внутри организации. Обычно ответ представляет собой пояснительную записку, в которой указывается, что было сделано в соответствии с полученным сообщением от работника.

    Что касается сроков, то здесь строгих рамок также нет. Зависит от ситуации, а также от локальных установок фирмы. Например, если речь идет о лишении премии, то ответ на такую записку должен поступить в десятидневный срок. О составлении служебной записки на депремирование или премирование читайте здесь, а все подробности о том, как правильно написать ответ на служебную записку, вы можете прочитать в этой статье.

    Итак, служебная записка, как и докладная, не имеет строго прописанного шаблона, нет для нее и четких сроков ответа. Тем не менее, это письменный документ и без рассмотрения, а значит и без ответа остаться он не может. Для этого нужно оформлять документ грамотно и корректно, четко изложить суть и далее обозначить варианты решения вопроса. И конечно же – обязательно заверить своей личной подписью.

    Полезное видео

    Смотрите видео о видах и особенностях служебных записок:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации. Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов. В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

    Цели и применение служебной записки

    Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

    Составитель такой записки с ее помощью может:

    • уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
    • согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
    • внести свои предложения;
    • попросить помощи в решении некоторых вопросов.

    Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия. Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника. С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

    Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого. Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

    Читайте так же:  Вправе ли работодатель использовать полиграф

    Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

    Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

    Как писать служебную записку

    Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

    • указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
    • текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
    • данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

    При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

    Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

    Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

    Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

    Служебная записка образец

    Шаблон служебной записки скачать, Word.

    Служебная записка пример (отсутствие сотрудника), скачать в формате Word.

    Служебная записка пример написания о необходимости приобретения деталей.

    Служебная записка

    Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.

    Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

    Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

    Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:

    • вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
    • вопросы информационного характера;
    • вопросы по организации рабочего процесса;
    • хозяйственные вопросы.

    Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 » УСД . УСОРД. Требования к оформлению документов».

    Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.

    Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

    Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.

    Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей

    Руководитель компании не может обеспечить полный контроль за своими сотрудниками, чтобы выяснять, кто бездельничает или трудится с ленцой и т.д. Для этого существуют менеджеры структурных отделений, которые могут в любой момент написать жалобу на нарушителя, не выполняющего добросовестно свои должностные инструкции, чтобы он был привлечен к ответственности. Для этого и создан бланк с наименованием «докладная записка», которая обязана оформляться по установленным правилам.

    Что это такое?

    Докладная записка – это такой бланк, обеспечивающий информационное сообщение руководству компании или менеджеру структурного отдела о всплывшей проблеме. В бланке отправитель описывает причину своего обращения и обращается с просьбой о принятии мер по возникшей проблеме.

    Как правильно оформить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей

    Докладная записка не регламентируется никакими ГОСТами и оформляется по установленным правилам. Содержание зависит от ее составителя. Если написанный бланк адресован руководству компании, она относится к внутреннему бланку, если же она отправляется за границы фирмы, к примеру, в высшие органы – то относится к внешней. Внешние бланки оформляются на фирменном бланке, внутренние — на обыкновенной странице А4.

    Внешнее сообщение должно отображать следующее:

    • Наименование фирмы
    • Вид сообщения (докладная записка);
    • Дату отправления
    • Почтовый индекс
    • Населенный пункт составления
    • Отправитель
    • Заглавие к описанию
    • Основное содержание
    • Подпись представителя руководства
    • Ф.И.О. исполнителя
    • Контактный телефонный номер
    Читайте так же:  Договор аренды земельного участка

    Для его оформления, чаще всего, применяется фирменный бланк

    Пример составленной внешнего сообщения

    Внутреннее сообщение отображает:

    • Наименование структурного отдела
    • Вид сообщения (докладная записка);
    • Дату отправления
    • Отправитель
    • Заглавие к содержанию текста
    • Характер описания
    • Подпись

    Внутренний бланк заверяет отправитель, с написанием должности и Ф.И.О.

    На бланке должно отображаться заглавие, демонстрирующее содержание сообщения.

    Описание проблемы состоит из двух блоков. В начальном – описывают причину, на основании которых был создан документ. Возможно аналитическое описание появившейся проблемы.

    В следующем блоке отражаются выводы и рекомендации автора документа, личные предложения, о принятии требуемых мер. Получив докладную жалобу, руководитель накладывает резолюцию.

    Пример составленной внутреннего бланка

    Виды и специфические особенности

    Докладная записка регламентируется кодом по ОКУД – 0286041. Бланки можно разделить на следующие виды:

    1. По автору инициативы:
      • инициативные
      • по требованию
    1. По назначению:
      • отчетные
      • информационные
    1. По адресу получателя:
      • внутренние
      • внешние

    Важным моментом является то, что докладные записки отправляются по иерархической «вертикали» занимаемых должностей.

    Инициативные. Документы отправляются по авторскому желанию, которые хотят привлечь внимание на ситуацию: «Довожу до Вашего сведения, что…».

    По требованию. Документы подаются по требованию начальника, сказанному в устной форме или выполненном в письменном виде. В этом случае докладные, содержат необходимую информацию. Например, записка о срыве сроков строительства или результатов аттестации работников. Записки такого вида могут отправляться регулярно, по установленному графику: «Согласно приказа о предоставлении данных…».

    Информационные. Эти сообщения способны содержать различную информацию. Обычно, к таким запискам относят бланки о появившихся неприятностей в завершении каких-либо проектов или нарушениях должностных обязанностей. К примеру, докладная о о недобросовестном исполнении работником служебных обязанностей. Начинается заполнение бланка обычно с фразы: «Довожу до Вашего сведения, что… Рекомендую назначить публичное наказание».

    Отчетные. Эти документы оформляются в виде отчетов, где докладывается о принятых мероприятиях, результатах деятельности о том или ином отделении фирмы и т.д. Начало основного текста, так же начинается со слов: «Докладываю до сведения, что при проверке… Прошу…».

    Особенности составления внутренних и внешних документов отражены в предыдущем разделе.

    О неисполнении должностных обязанностей

    Этот бланк информирует начальника или вышестоящий орган о неисполнении членом коллектива или группой коллектива своих обязанностей на рабочем месте. В бланке отражается прошение о наказании работника согласно КЗоТа, которая тут-же предлагается отправителем.

    Чтобы документ был принят и было соответствующее реагирование на просьбу нужно составить документ, согласно тех правил, которые были отражены в предыдущих разделах.

    Образец заполнения докладной записки

    Служебная записка об опоздании на работу

    Данный бланк относится к информационному виду документов. И заполняется в соответствии тех же правил. Обычно, документ составляется мастером структурного отделения руководству, для принятия мер к опоздавшему работнику. Такая докладная отправляется при неоднократном опоздании сотрудника на рабочее место.

    Приводим пример докладной записки

    Приводим пример докладной записки

    Сообщение о прогуле также относится к информационному бланку, передающему сведения о нарушителе дисциплины труда.

    Пример докладной записки о прогуле

    О нарушении трудовой дисциплины

    Регулярное нарушение дисциплины труда и внутреннего расписания учреждения может привести к дисциплинарному взысканию нарушителя, к лишению премиальных и как к крайней мере – увольнению. Каждое нарушение дисциплинарных положений должно документально оформляются в соответствии с установленным законодательством. В ст. 21 Российского Трудового Кодекса отражены основные правила дисциплины труда и ответственность за их нарушение.

    [1]

    Ниже приведены основные требования к работнику

    Основные требования к работнику

    Процедура фиксирования нарушения требований при работе определена КЗоТом. На начальном этапе фиксируется факт нарушения, подкрепляя его документально с изъятием у нарушителя объяснительной записки. При повторении нарушения отправляется докладная для наказания нарушителя.

    Ниже показана выписка из трудового законодательства о дисциплинарных взысканиях

    Выписка из трудового законодательства о дисциплинарных взысканиях

    Образец служебной записки о нарушении дисциплины труда

    Как правильно оформить

    Не малую роль в его заполнении играет правильное размещение элементов записки.

    • Обычно, вверху левого угла размещается название структуры, где трудится отправитель докладной
    • Против предыдущей записи справа записываются данные о начальнике, который обязан прочитать сообщение и среагировать на него
    • Тема бланка, обычно, центрируется
    • Ниже темы отображается дата в формате (00/00/0000)
    • В основном блоке заполняется характер проблемы. Коротко и по-деловому. Не допускаются литературные обороты
    • Обвинение, предъявленное нарушителю, подтверждается должностной инструкцией или другой нормой
    • Предложение дисциплинарного взыскания отображается в рекомендательном стиле
    • В конце документа заполняется должность, Ф.И.О. и подпись инициатора записки. Все это пишется на одной строчке.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Перед отправлением документа, конечно нужно перечитать текст и при наличии ошибок, исправить их.

    Источники


    1. Керимов, Д.А. Проблемы общей теории права; М.: Современный гуманитарный университет, 2012. — 121 c.

    2. Толчеев Н. К. Справочник судьи и адвоката по гражданским делам; ТК Велби, Проспект — М., 2014. — 262 c.

    3. ред. Кашанина, Т.В.; Кашанин, А.В. Основы права. Хрестоматия; М.: Высшая школа, 2012. — 279 c.
    4. Акции. Судебная практика, официальные разъяснения, образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 930 c.
    Бланк служебной записки образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here