Что делать, если трудовая книжка потеряна

Сегодня предлагаем рассмотреть следующую тему: "Что делать, если трудовая книжка потеряна". Мы собрали и подготовили полную информацию по теме, что позволит решить любую проблему. Если после прочтения статьи остались вопросы, то вы их можете в любое время задать дежурному юристу.

Как восстановить трудовую книжку работника

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

[3]

15 сентября 2019 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

[2]

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

Читайте так же:  Как определить прослушку в кабинете

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

  • Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
  • Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.
Читайте так же:  Вопрос по выплате страховки осаго

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

  • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
  • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
  • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Если у человека есть постоянная работа, то вероятность того, что он потеряет свою трудовую книжку, крайне мала. Ведь по общему правилу трудовые книжки работников хранятся у работодателя (п. 40,45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225, далее – Правила).

Вместе с тем, если работнику нужно предъявить свою трудовую книжку, к примеру, в отделение ПФР, чтобы специалисты Фонда учли какой-либо период трудовой деятельности гражданина, то в такой ситуации работодатель, конечно, выдаст сотруднику книжку на руки по его заявлению (ст. 62 ТК РФ). И если до возврата работодателю сотрудник ее потеряет, придется оформлять дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки для работника

Если ваш работник пришел и сообщил, что потерял трудовую книжку, то в первую очередь он должен написать заявление на оформление ее дубликата. Работодатель должен будет выдать его в срок не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил).

Но чтобы заполнить новый бланк трудовой книжки, указав в правом верхнем углу ее титульного листа «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69, далее – Инструкции), вам понадобятся сведения о предыдущих работодателях сотрудника и продолжительности его работы у них. Узнать их вы сможете, например, из экземпляров трудовых договоров, которые вам предоставит работник. В их отсутствие запрашивать информацию работнику придется у его бывших работодателей. Они могут предоставить ему копии приказов (о приеме на работу и расторжении с ним трудового договора) или справки с указанием периодов его работы.

При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» сначала укажите суммарный стаж работника у предыдущих работодателей. Затем внесите сведения о каждом из них отдельно на основании представленных работником документов (п. 7.2 Инструкции). В отсутствие документов, подтверждающих какие-либо периоды работы сотрудника, вносить данные с его слов (или на основании ранее сделанной ксерокопии книжки) в дубликат нельзя.

В последнюю очередь отразите в дубликате данные о работе сотрудника в вашей организации.

Можно ли оформить дубликат вновь принятому на работу сотруднику

Если при трудоустройстве к вам новый работник заявил, что потерял трудовую книжку и просит вас ее восстановить, посоветуйте ему обратиться к его предыдущему работодателю. В такой ситуации вы не обязаны выдавать ему дубликат, а лишь должны выдать ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Если же позднее работник отыщет свою старую трудовую книжку и передаст ее вам (либо предоставит вам дубликат трудовой, оформленный по его предыдущему месту работы), то вы просто внесете в нее запись о работе этого сотрудника в вашей организации, а ранее оформленную ему новую книжку уничтожите (п. 42 Правил).

Что делать в случае потери трудовой книжки

Трудовая книжка — носитель информации о вашей профессиональной деятельности и трудовом стаже, она — основной документ, без которого обычно нельзя устроиться на работу. Если по вашей вине или по ошибке работодателя трудовая была утеряна, то не стоит отчаиваться — она подлежит восстановлению.

Многие считают этот советско-российский документ пережитком прошлого и относятся к трудовой книжке с пренебрежением. Но все-таки бесспорным остается тот факт, что трудовая книжка играет одну из главных ролей в деловой репутации работника, а порой этот «рабочий» документ оказывается ключевым при приеме на работу.

Но как быть, если ваша «трудовая» безнадежно утеряна? Мы решили разобраться в этом вопросе и рассказать, какие действия необходимо предпринять при восстановлении профессиональной биографии

Виноваты вы?

Трудовая книжка дает полное представление о профессиональном пути ее владельца. Согласно Трудовому кодексу РФ (а именно — статье 66) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если трудовая книжка была утеряна по вашей вине, то в этой ситуации вы можете поступить следующим образом: «Работник, который потерял трудовую книжку, может выбрать один следующих способов: смириться с данной ситуацией и никак на нее не реагировать, либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.

Следует обратить внимание на то, что сейчас закон не вынуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки. При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель по письменному заявлению оформляет данному лицу новую трудовую книжку (ч. 5, ст. 65 ТК РФ)», — рассказывает Галина Енютина, ведущий специалист по правовым вопросам Центра социально-трудовых прав.

Виноват работодатель?

Зачастую на практике работники сталкиваются и с такими случаями, когда трудовую книжку теряет работодатель. Случаи потери «трудовой» возможны как при чрезвычайных ситуациях (например, в офисе прорвало трубу или произошел пожар), так и в результате беспечности работодателя, а порой и его плохого умысла.

Читайте так же:  Исковое заявление о взыскании долга по расписке

Оказавшись в подобной ситуации, работник должен обратиться к работодателю, отправив ему заявление с требованием выдать дубликат трудовой книжки. Комментирует Галина Енютина: «Если ваша трудовая книжка была утеряна работодателем, то варианты поведения зависят от ситуации. Например, вас уволили, а трудовую книжку не выдали. В этом случае, если вы еще не нашли другую работу, вам нет резона консультировать работодателя относительного порядка оформления трудовой книжки и выпрашивать ее. Можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Если же у вас есть намерение восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае следует написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

По словам эксперта, заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления.

«Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку», — продолжает наш эксперт.

Между тем работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к ответственности. Как рассказала Галина Енютина, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности по статьям 232–234 ТК РФ.

«При этом возможна как ответственность по иску работника, так и привлечение к административной ответственности в случае, если при проверке работодателя инспекцией по труду у него не окажется трудовых книжек на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней. В первом случае размер материальной ответственности определяет суд — сюда может входить как компенсация морального вреда, так и расходы, связанные с необходимостью сбора документов для оформления дубликата трудовой книжки. Во втором случае инспектор по труду выписывает организации-работодателю штраф на основании Кодекса об административных правонарушениях (ст. 5.27)», — говорит Галина Енютина.

Шаги по восстановлению

Итак, мы выяснили, что независимо от того, по чьей вине — вашей или работодателя — была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему. Если вы решите восстановить трудовую книжку, то данная процедура будет связана с оформлением дубликата этого документа по последнему месту работы.

«Если вы хотите именно восстановить трудовую книжку, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат», — говорит Галина Енютина.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Как отметил эксперт, если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему. Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Заполнение документа

Мы определили, что процесс восстановления трудовой книжки связан с оформлением ее дубликата, который оформляется по последнему месту работы. Если говорить про «новый» документ, то его оформляет работодатель, с которым вы состоите в трудовых отношениях.

Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое. Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.
Читайте так же:  Как открыть вклад в банке за границей

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Что делать, если потеряна трудовая книжка: процедура восстановления и необходимые для этого документы

Очень важно следить за документацией, которая касается места работы и трудовых инструкций. Особенно тщательно стоит следить за трудовой книжкой, где указаны все места работы, идет учет трудового стажа и занесены особые метки относительно трудовой деятельности. Иногда происходит утеря данного документа, что влечет за собой дезориентацию относительно стажа и рабочего досье работника. Обязательно стоит позаботиться о восстановлении трудовой книжки в течение короткого времени.

Причина утери

Трудовая книжка может быть утеряна по вине работника, работодателя или по причине чрезвычайных ситуаций.

Потеря трудовой книги может произойти по многим причинам. Важно определить виновника, который несет ответственность за некорректное обращение с документацией. Причиной для утери может служить:

  • После увольнения работника, трудовая книжка выдается работнику. В момент пребывания документа у человека, может произойти утеря. В данном случае вину за потерю документа несет физическое лицо – владелец трудовой книги.
  • Если документ по каким-то причинам был выдан работнику на руки в момент работы, и в следствие была утеряна, то работодатель полностью несет ответственность за случившуюся неприятность.
  • Массовая утрата трудовых книжек по некоторым причинам. В данном случае обязанности относительно восстановления возлагаются на работодателя.

Правила хранения и эксплуатации документов такого типа четко прописаны в законодательных актах, которые сложены относительно законов РФ. Все экстренные и экстремальные ситуации

Вина работника

Если работник потерял трудовую книгу после увольнения, то можно оформить дубликат потерянного документа. Стоит подать соответствующее заявление на последнее место работы, где дубликат обязаны предоставить по истечению 2-х недель. В момент поступления на новую работу стоит написать заявление об оформлении нового документа. Дубликат будет прилагаться к новому образцу.

Вина работодателя

Принцип оформления дубликата полностью соответствует схеме, когда потеря спровоцирована бывшим сотрудником. В данном случае ответственность за сохранность документа была возложена на того, кто хранил записи о трудовом стаже. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Другие причины

Массовая потеря документации сотрудников возлагает на предприятие ответственность за восстановление. Дубликаты оформляют в соответствии с работой специальной комиссии. Именно комиссия собирает документы со всех мест работы сотрудника, устанавливая стаж. При отсутствии архивов во внимание берутся показания 2-х свидетелей. В противном случае восстановление осуществляется в соответствии с постановлением суда.

Как восстановить книжку, утерянную по вине работника

Схема восстановления трудовой книги, а точнее оформления дубликата, не является сложной, но при этом имеет массу нюансов. Стоит внимательно изучить ситуацию относительно индивидуального сотрудника, чтобы найти оптимальный вариант. При этом стоит придерживаться регламентированных законодательной базой инструкций и правил.

Что необходимо

Перечень необходимых документов для восстановления зависит от количества мест работы.

Для оформления дубликата трудовой книги точного перечня документов законодательство не предоставляет. Существует 2 возможные ситуации: сотрудник работал исключительно на одном предприятии и потерял документ; человек в течение рабочей деятельности сменил несколько мест работы.

Варианты необходимых документов в каждом случае:

  • Если человек имел одно место работы. Обратиться в отдел кадров, где сделают выписку относительно подтверждения личности, сведений о процессе работы. Сюда включают выписки о поощрениях, достижениях, штрафах и выговорах.
  • В случае смены нескольких мест работы, для создания дубликата нужны документы, подтверждающие общий стаж с первых мест работы. В процессе записи не указываются организации, только стаж. Дополнительная информация используется исключительно с подтверждающими документами.
Читайте так же:  Как восстановить родительские права

При необходимости получить соответствующие документы с прошлых мест работы, можно обратиться за помощью к настоящему в данный момент работодателю. Организация производит официальный запрос в отдел кадров бывшего предприятия.

Что делать, куда обращаться, как правильно составить заявление

Не стоит паниковать при потере документа, в котором утверждены сроки трудового стажа. Оформление дубликата осуществляется в соответствии со следующей схемой:

  1. Обратиться в отдел кадров последнего места работы.
  2. Написать заявление относительно восстановления.
  3. Предоставить документы с предыдущих мест работы.

В процессе правильного заполнения дубликата можно использовать некоторые сведения из ксерокопии трудовой. Подтверждение трудового и страхового стажа можно получить в пенсионном фонде. Данные показания считаются косвенными, но по ним можно самостоятельно проверить качество заполнения дубликата.

Важно правильно и вовремя написать заявление о запросе. Как только произведена подача заявления, сразу идет отчет времени, который указывает о потере записей. Образец заявления должны предоставить в отделе кадров предприятия.

Заявление имеет следующий вид:

  1. Указан имя, фамилию и отчеств руководителя предприятия.
  2. Дату заполнения заявления.
  3. В самом заявлении указать причину запроса и пункт закона, относительно которого производиться запрос.
  4. Инициалы и подпись заявителя.

Нюансы процедуры восстановления

Иногда процедура заполнения дубликата трудовой книжки усложняется или наоборот упрощается. При ликвидации предприятия, нежелании работодателя сотрудничать ситуация значительно усложняется. Если у человека есть копия трудового документа, то можно проследить за качеством заполнения.

Если фирма ликвидирована

Если форма или предприятие ликвидировано, то проблем с восстановлением документа значительно прибавиться. Восстановление данных и документов производиться путем обращения к нескольким источникам.

Если у человека есть ксерокопия трудовой книги, то по ней можно отследить все нюансы. Которые касаются бывшего работодателя: название фирмы, сроки работы на предприятии, имя и фамилию руководителя.

После стоит обратиться в пенсионный фонд по месту жительства, где предоставят подтверждающую информацию относительно сведений о ликвидированной фирме. Иногда происходит переорганизация учреждения, а, значит, архивные документы сохранены.

Если ликвидация осуществилась полностью, то стоит решать проблему в судебном порядке с привлечением ксерокопий, других имеющихся документов, свидетелей.

Если есть копия

Копия трудовой книги не является официальным документом, на основании которого может заполняться дубликат. Копия может послужить путеводителем относительно поиска документов и мест работы. Так, можно точно подсчитать весь ранее приобретенный рабочий и страховой стаж.

Лучше, если у потерпевшего не просто сохранилась ксерокопия, а она еще и заверена руководителем предприятия или в отделе кадров.

Если книжку невозможно восстановить через работодателя

Когда восстановление документа невозможно посредством помощи работодателя, стоит придерживаться схемы воссоздания с помощью ксерокопии и выписки из пенсионного фонда. Стоит обратиться за помощью к юристу. В дальнейшем придется обращаться за помощью в суд, чтобы юридически подтвердить собранную информацию относительно трудовой деятельности личности.

Иногда можно заполнить дубликат, используя показания двух свидетелей, которые работали вместе с истцом. Свидетели должны предоставить доку менты, которые удостоверяют личность и подтверждают связь с потерпевшим.

Как восстановить книжку, утерянную по вине работодателя

Максимальный срок восстановления трудовой книжки, утерянной по вине работодателя — 15 дней.

В данной ситуации всю ответственность несет предприятие, поэтому восстановлением занимается отел кадров без привлечения сотрудника. В течение 15 дней работодатель должен предоставить готовый дубликат.

Что делать, если трудовая книжка потеряна по вине работодателя:

Сначала стоит обратиться в отдел кадров, где потерпевший пишет заявление о потере трудового документа. Стоит заверить заявление подписью руководителя предприятия или фирмы. С этого момента вопросами относительно сбора подтверждающей информации относительно трудовой деятельности занимается предприятие самостоятельно.

Материальная ответственность фирмы:

Процесс восстановления считается бесплатным действием. Но могут возникнуть расходы, связанные с ксерокопированием, канцелярскими затратами, покупкой бланков и поездками по инстанциям. Все эти затраты берет на себя предприятие-виновник.

Кроме этого, форма может нести административную ответственность за потерю документа сотрудника.

Популярные вопросы

Существует много нюансов, которые возникают в процессе сбора и обработки данных. Все возможные проблемы учесть сразу не получиться, так как все зависит от дополнительных факторов. Решение некоторых нюансов можно найти самостоятельно, обратившись к тексту инструкций и законов РФ.

Можно ли завести новую?

Новую трудовую книгу можно завести при устройстве на новую работу. Тоже самое можно сделать, если книга была утрачена в процессе работы на данном предприятии. Такую процедуру нужно провести обязательно, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с оформлением пенсии.

Как восстановить стаж?

Для того, чтобы точно определить временные рамки уже отработанного времени, стоит обратиться за помощью в пенсионный фонд по месту жительства. Можно использовать архивные документы со всех мест работы.

Как будет начисляться пенсия?

Пенсия будет начисляться в соответствии с указанным стажем в дубликате трудовой книги. Если данные установить не получилось, то указывается суммарное количество трудовых лет. Именно эта информация учитывается пенсионным фондом при расчете пенсии.

Можно ли устроиться на работу?

Без трудовой можно устроится на новую работу, если в порядке документы, которые подтверждают личность: паспорт, военный билет, индикационный код. На новом месте работы обязаны завести новую документацию.

Видео (кликните для воспроизведения).

Видео о том, что делать, если трудовая книжка потеряна:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

[1]

Источники


  1. Майлис, Н. П. Моя профессия — судебный эксперт / Н.П. Майлис. — М.: Щит-М, 2014. — 168 c.

  2. Курскова Г. Ю. Политический режим Российской Федерации. Теоретико-правовой аспект; Юнити-Дана, Закон и право — Москва, 2008. — 296 c.

  3. Под редакцией Пиголкина А. С., Дмитриева Ю. А. Теория государства и права; Юрайт, Юрайт — Москва, 2010. — 752 c.
  4. Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.
Что делать, если трудовая книжка потеряна
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here