Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Сегодня предлагаем рассмотреть следующую тему: "Как правильно заполнять табель учета рабочего времени". Мы собрали и подготовили полную информацию по теме, что позволит решить любую проблему. Если после прочтения статьи остались вопросы, то вы их можете в любое время задать дежурному юристу.

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

  • 08.06.2018  
  • Бухгалтерия   
  • Бухучет   
  • Персонал   

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Как мы уже сказали выше, он нужен, чтобы чётко отслеживать, сколько часов человек находился на работе. Он фиксирует явки, прогулы, опоздания работников и т.п.

Помимо практической пользы здесь есть и формальная обязанность. Каждая фирма должна иметь табель учёта согласно части 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, однако с 2013 года не являются строго обязательными.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени?

Законом не установлено конкретное лицо, занимающее должность в какой-либо фирме, которое должно этим заниматься. Проще говоря, за данный табель может отвечать любой человек. Подписывать его должны руководитель и работник кадровой службы. В конце месяца табель передаётся в бухгалтерию. По нему работникам выплачивается зарплата.

Обычно в крупных фирмах на должность человека, который ведёт табель учёта, выбирается по одному ответственному лицу в каждом подразделении. В маленьких фирмах ответственным обычно бывает 1 человек.

Назначение на «пост» ответственного должно быть произведено специальным указанном. Либо же эта обязанность должна быть указана в договоре с сотрудником.

Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.

Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.

Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.

Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.

Общие правила

Какую бы форму вы не выбрали, существуют общие правила заполнения, которые обязательно должны быть соблюдены. Их не так уж много:

  • Документ составляется в единственном экземпляре;
  • На титульном листе отмечаются название организации, даты отчётного периода и дату подачи документа;
  • Основа документа должна содержать все сведения о сотруднике – фамилия, имя, отчество, номер личного дела;
  • Рабочее время учитывается в часах или посменно;
  • Данные должны вноситься каждый день;
  • Из утверждённой изначально формы нельзя удалять никакие графы, столбцы и колонки;

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Есть два способа заполнения табеля:

  • Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
  • По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

[3]

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

Заполняем табель учета рабочего времени

«Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 11

В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Первичным документом, подтверждающим исполнение работником обязательств по трудовому договору, является табель учета рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. На его основании бухгалтеры рассчитывают зарплату, а также готовят налоговую и статотчетность.

Читайте так же:  Исковое заявление о предоставлении жилого помещения взамен аварийного

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Порядок заполнения табеля

В бюджетных учреждениях в соответствии с Инструкцией N 25н для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы применяется табель по форме N 0504421 (Письмо Роструда от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261).

Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению или в разрезе структурных подразделений. Он открывается за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Так как согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, следовательно, табель должен предоставляться в бухгалтерию учреждения дважды: за первую половину месяца, а также при окончательном расчете работника за соответствующий месяц. Это позволит бухгалтеру избежать лишних перерасчетов заработной платы.

Все записи в табеле производятся на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В соответствии с Указаниями по применению форм первичных учетных документов разд. 3 Инструкции N 25н в табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений, а также часы работы в ночное время.

Примечание. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

В конце месяца определяются общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты), которые фиксируются записью в соответствующих графах (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, и в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

[2]

Условные обозначения, используемые в табеле

Существуют основные условные обозначения, расположенные на лицевой странице табеля (ф. 0504421), которые соответствуют определенным периодам времени, использованного работником (фактически отработанное время, отпуск, командировки и т.д.). Но есть и такие виды деятельности, совершаемой в рабочее время, условные обозначения для которых табелем не предусмотрены либо их нельзя отнести к принятым обозначениям. Далее рассмотрим такие случаи.

Вопрос: Работник проходит курсы повышения квалификации с отрывом от службы в другой местности. Какое условное обозначение соответствует данному периоду при заполнении табеля?

Прохождение работником таких курсов сопровождается направлением руководителя и оформлением на данного работника соответствующего приказа. При этом, как правило, за таким работником сохраняются рабочее место и средняя заработная плата. Поэтому, по мнению автора, в данном случае такую поездку можно квалифицировать как командировку, и при заполнении табеля следует проставлять условное обозначение с буквенным кодом «К».

Вопрос: Сотрудник не явился на работу по причине сдачи крови в больнице. Документом, подтверждающим его отсутствие на рабочем месте, служит справка, предоставленная медицинским учреждением. Как следует отразить в табеле его отсутствие на работе?

В соответствии со ст. 186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и дни сдачи крови.

По мнению автора, время отсутствия на работе по причине сдачи работниками крови можно отнести к времени исполнения работником государственных (общественных) обязанностей согласно законодательству, а при заполнении табеля в день сдачи крови поставить буквенный код «Г». День, который работник-донор берет в качестве дополнительного выходного, помечается в табеле обозначением «В».

Вопрос: Каким кодом в табеле рабочего времени бюджетному учреждению следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке?

Нахождение работника в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнением работником государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку «Г» и указать количество реально отработанных часов в этот день.

Составление табеля при суммированном рабочем времени

Вопрос: В учреждении введен суммированный учет рабочего времени и составляется график сменности на квартал (учетный период). Для работника установлен месячный оклад. За квартал он отрабатывает норму часов, а в месяц работает больше или меньше нормы. Как отражать в табеле рабочие часы за месяц, если он отработал не все смены, предусмотренные графиком, за данный период, — по норме или по факту?

Суммированный учет рабочего времени вводится в учреждении, если по отдельным видам работ не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. В таких ситуациях, как правило, в учреждении составляется график сменности на определенный период рабочего времени (учетный период) (месяц, квартал, полугодие, год). При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальное число рабочих часов в данном периоде (ст. 104 ТК РФ). Однако в пределах учетного периода, продолжительность которого более одного месяца (в нашем случае — квартал), число рабочих часов в каждом конкретном месяце может отличаться от нормального числа рабочих часов в большую или меньшую сторону.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Если в учреждении введен суммированный учет рабочего времени, при этом работник отрабатывает за месяц все смены, предусмотренные графиком, то он имеет право получить месячный оклад. Если же установленные в месяц смены отработаны работником не полностью, то ему выплачивается часть оклада пропорционально отработанному времени.

Читайте так же:  Научные статьи по экологии

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Следовательно, в табеле учета использования рабочего времени необходимо отразить фактически отработанное работником время по каждому месяцу квартала.

Оформление табеля при внутреннем совмещении

Отметки в табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (в данном случае это работа по совместительству) производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (заявления о совместительстве) (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 660-6-0).

Как правило, если работник, помимо основной должности, совмещает работу по другой в той же организации, то при заполнении табеля его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй — время работы по совместительству.

Вопрос: Может ли учреждение в табеле учета рабочего времени отразить восьмичасовой рабочий день совместителя?

В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Следовательно, отражение в табеле восьмичасового рабочего дня совместителя при условии, что по основной работе он также работает полный день, является нарушением действующего трудового законодательства.

Табель как объект проверок контролирующих органов

Составление табеля в учреждении является обязательным условием, так как этот документ — основной при исчислении заработной платы работников.

Как показывает практика, табель — это предмет проверки различных контролирующих органов.

Налоговые инспекторы проверяют правильность ведения табеля, сопоставляя его данные с данными расчетно-платежной ведомости, выявляя факты несовпадения, что свидетельствует о неправильном начислении заработной платы. Для тех, кто считает, что табель составлять не обязательно, п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в размере 5000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, то есть за отсутствие первичных документов, в данном случае табеля.

Представители ФСС РФ используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.

При проверках трудовой инспекцией одним из основных мероприятий, включенных в программу проверки, является анализ табеля учета использования рабочего времени. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. В случае обнаружения каких-либо нарушений трудового законодательства, связанных с неправильным заполнением табеля, ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 1000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Примечание. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается. При этом вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк табеля с учетом значимости показателей, включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации законодателями не запрещено, так же как и внесение в табель дополнительных реквизитов.

Правила и образец заполнения табеля учета рабочего времени

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Видео (кликните для воспроизведения).

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

  • Для начисления заработной платы, отпускных работников.
  • При проведении проверок различными внешними органами контроля.
  • Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
  • Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

  1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
  2. Листки нетрудоспособности.
  3. Справки и докладные начальников отделов.
  4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

  • Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
  • Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

  • Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
  • Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
  • Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.
Читайте так же:  В чем заключается работа юриста

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

  • Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
  • Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Образец заполнения формы Т-12

Образец заполнения формы Т-13

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код Расшифровка
Я явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время Н явка и исполнение обязанностей в ночное время В нерабочие дни РВ исполнение обязанностей в выходные дни К командировка Б неявка по причине временной нетрудоспособности ОЗ отпуск без оплаты среднего заработка ОТ основной оплачиваемый отпуск НН отсутствие на работе по невыясненным причинам

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:

  • ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
  • Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

[1]

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: образец и рекомендации

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

  1. Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
  2. Форма № Т-12.
  3. Форма № Т-13

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

Предназначение

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

  • Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
  • Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

  • Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
  • На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
  • Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

  • В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
  • Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
  • Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:

Читайте так же:  Заявление об установлении факта смерти

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

  • Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
  • Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

Пример заполнения формы № Т-12:

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).

можно ли заполнять табель учета рабочего времени на компьютере, а не ручкой?

Здравствуйте Наталья)) Помогите в решении вопроса. Я печатаю табель учета рабочего времени на компьютере. Экономист сказала что КРУ при проверке указало на неправильное заполнение табеля и что надо заполнять его ручкой. ФЗ-№ 129 от 21.11.96г. разрешил составлять первичную документацию на машинных носителях с последующей их распечаткой. или есть другой закон об обратном. Ищу ответ и не могу найти. Подскажите.. Можно ли заполнять табель учета рабочего времени на компьютере?

Никаких ограничений по заполнению первички на компьютере нет. В новом законе «О бухгалтерском учете» также нет никаких ограничений (ст.9).

Просите документальные обоснования необходимости заполнения табеля от руки. Само собой, таковых Вам никто не представит. Голословное «нельзя» во внимание не принимайте.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Законодательство обязывает всех работодателей вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. В помощь кадровикам Госкомстат России утвердил специальную форму, которая носит название «Табель учета рабочего времени». Однако в повседневной практике возникает немало вопросов. Основная проблема – какой код ставить в том или ином случае, например работнику, прибывающему из командировки в выходной день. Разобраться во всех нюансах мы и попробуем в данной статье.

Требование вести учет отработанного сотрудником времени, независимо от организационно-правовой формы и размера штата, содержится в ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Для этого используются формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (см. приложение), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма № Т-12 отличается от № Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма № Т-13, как правило, применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, а № Т-12 – на бумажном носителе. Обратите внимание: если возникает необходимость внести изменения в унифицированные формы, должен быть оформлен соответствующий приказ. Кроме того, допускается лишь добавлять графы – удаление их запрещено.

Таким образом, табель учета рабочего времени является первичным учетным документом. Он позволяет:

  • контролировать соблюдение установленного режима рабочего времени (своевременность явки и ухода с работы, опоздания, преждевременных уходы, соблюдение обеденного перерыва и т.д.);
  • получения данных об отработанном времени;
  • расчета заработной платы;
  • составления статистической отчетности по труду для органов статистики.

В основе табеля – график работы организации и/или график сменности, где устанавливаются:

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной работы (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

Основным принципом формирования графиков является соответствие количества рабочих часов установленным нормам ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени:

  • нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (для отдельных категорий работников, для которых законодательно установлена сокращенная продолжительность рабочего времени – 36, 35 и менее часов в неделю; ст. 91, 92 ТК РФ);
  • в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ст. 108 ТК РФ);
  • продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (при суммированном учете рабочего времени допускается в отдельные недели уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, но в среднем за учетный период норма должна соблюдаться; ст. 110, 104 ТК РФ).

Сотрудника включают в табель на основании приказа о приеме на работу и/или трудового договора, исключают – после приказа об увольнении. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.

Согласно п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, срок хранения табеля учета рабочего времени составляет 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Санкции за нарушение учета по учету рабочего времени

№ п/п Нарушение Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя Рекомендации по исправлению
Табель учета рабочего времени
1 Нет номера документа Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Возникновение проблем при сдаче документов в архив Проставлять в дальнейшем
2 Превышение нормы работы (как по основным сотрудниккам, так и по совместителям): например, за февраль 2011 г. рабочий день 22 февраля не сокращен на 1 час Ст. 95 ТК РФ 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП).
2. Требование оплатить сверхурочную работу с выплатой денежной компенсации, согласно ст. 236 ТК РФ
Выплатить компенсацию, либо скорректировать табель
Путевые листы
3 Согласно путевому листу, водитель работал более 9 часов в день. П. 9, 16 Приказа Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1?000 до 5?000 рублей, на юридических лиц – от 35?000 до 50?000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП).
2. В случае проверки работодателя обяжут оплатить сверхурочную работу водителям за каждый день такого нарушения.
3. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной
Решить проблемы превышения нормы часов работы
4 Переработки водителей превышают установленные 120 часов годовых Ст. 99 ТК РФ, Приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП).
2. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной
Решить проблему превышения нормы часов работы
5 На путевом листе отсутствует печать Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставить
6 Не указан код по ОКПО Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставить
7 Не указан табельный номер работника Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставить
Читайте так же:  Какие вычеты и обязанности по ндфл предусмотрены при продаже квартиры и другого недвижимого имуществ

Руководители организаций очень редко вводят должность табельщика, считая нецелесообразным подобное расходование средств. Как правило, эта обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений, что обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом по основной деятельности. Назначение ответственного за ведение табеля – очень важный момент, поскольку нарушения в этой сфере, выявленные Государственной инспекцией труда, предусматривают административную ответственность (см. таблицу). Если обязанность по оформлению табеля не предусмотрена должностной инструкцией или трудовым договором, она должна быть дополнительно оплачена.

Придя на работу в производственную компанию, где усыновлен сменный режим работы, включающий ночное время, директор по персоналу обнаружила полный беспорядок в ведении учета рабочего времени. Табель заполняли сотрудники отдела персонала на основании данных автоматизированной системы доступа (турникета). Однако довольно часто система не срабатывала, рабочие менялись сменами, не ставя в известность руководство, начальники не считали нужным отслеживать ситуацию, а тем более делать отместки о присутствии. В итоге каждый месяц всплывали ошибки, приходилось неоднократно корректировать табель, Росло недовольство сотрудников, считавших себя обманутыми, повышалась текучесть кадров. Решить проблему позволили внедрение регламента, формализация работы по учету рабочего времени, возложение данной обязанности на руководителей подразделений (в данном случае начальников смен).

Порядок заполнения табеля представлен на рисунке. На титульном листе отражается следующая информация: название структурного подразделения согласно штатному расписанию, номер документа (допустимо вести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления (как правило, последний день текущего месяца), отчетный период с 1 по 30/31 число, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер работника данного структурного подразделения и т.п. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены две строки (графа 4). Верхняя строка служит для отметки буквенных или цифровых кодов, которыми обозначаются затраты рабочего времени (явка, разные виды отпусков, временная нетрудоспособность и т.п.). В нижней строке делают записи о продолжительности отработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца. Классификация условных обозначений приводится в унифицированной форме № Т-12.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

сотрудник привлекался к работе вне графика для замены заболевшего сменщика, в табель будет вписывают тот же код. Однако оплаты в обеих случаях будет разной. Следовательно, для удобства соотнесения соответствующего вида учет рабочего времени с видом оплаты, в коде «РВ» («03») целесообразнее предусмотреть подкоды.

Еще одной проблемой для кадровиков является одновременное пересечение нескольких видов рабочего времени. Если сотрудник, направленный в командировку, прибывает из нее в выходной день, то в табеле этот день обозначается кодом «К» («06») – служебная командировка, а не «В» («27») – выходной день.

Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, работником кадровой службы, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. В случае увольнения сотрудника, на него составляется отдельный дополнительный табель, так как, согласно действующему законодательству (ст. 140 ТК РФ), окончательный расчет с ним должен быть произведен в последний рабочий день.

Таким образом, табель является универсальным источником информации об использовании рабочего времени работником, структурным подразделением и организацией в целом. Он дает возможность провести соответствующий анализ и принять обоснованное решение об эффективности организационной структуры предприятия и оптимизации штатного расписания.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени (формы № Т-12 и № Т-13)

Видео (кликните для воспроизведения).

Анастасия Рогожина — эксперт журнала «Кадровик»

Источники


  1. Корнев, А.В. Социология права. Учебник / А.В. Корнев. — М.: Проспект, 2016. — 825 c.

  2. Борисов, А. Н. Комментарий к Федеральному Закону от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринемателей» / А.Н. Борисов. — М.: Юстицинформ, 2014. — 286 c.

  3. Головистикова, А. Проблемы теории государства и права. Учебник / А. Головистикова, Ю. Дмитриев. — М.: Эксмо, 2005. — 832 c.
  4. Борисов, А. Н. Защита от принудительной ликвидации юридического лица по искам государственных органов / А.Н. Борисов. — М.: «Юридический Дом «Юстицинформ», 2007. — 272 c.
Как правильно заполнять табель учета рабочего времени
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here