Положение о проверке контрагентов

Сегодня предлагаем рассмотреть следующую тему: "Положение о проверке контрагентов". Мы собрали и подготовили полную информацию по теме, что позволит решить любую проблему. Если после прочтения статьи остались вопросы, то вы их можете в любое время задать дежурному юристу.

г. Москва, ул. 1-я Останкинская, д. 41 А
Тел.: 8 (499) 390-62-78
E-Mail: [email protected]

Новые видео и статьи

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.

Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.

ПОЛОЖЕНИЕ

о проверке контрагентов при заключении договоров

1. Общие положения.

1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).

1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.

1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности

1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:

1.6. Сами по себе указанные в п. 1.5 обстоятельства, не могут служить основанием для признания контрагентом недобросовестным и причиной отказа в заключении договора с ним.

1.7. В целях определения добросовестности контрагента на сотрудников общества (указать подразделения, напр. менеджеров) возлагаются обязанности по проверке контрагента. Кроме того, общество ведет юридические дела контрагентов.

2. Проверка контрагентов.

2.1. Менеджер должен быть лично знаком с представителями контрагента, знать их должность, фамилию, имя, отчество.

2.2. Должна быть и сохраняться переписка с представителями контрагента.

2.3. Менеджер должен стремиться посетить контрагента в месте нахождения его офиса.

2.4. Менеджер должен формировать личное дело контрагента.

2.5. Менеджер должен стремиться познакомиться с непосредственными исполнителями контрагента.

2.6. Менеджер обязан получить всех вышеуказанные сведения и документы (п. 2.1 – 2.5) в следующих случаях:

а) доля расходов по сделке с контрагентом в общей сумме затрат общества существенна;

б) общество осуществляет с контрагентом вексельные сделки;

в) контрагент в сделке с обществом выступает в роли посредника;

г) наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

При отказе контрагента от предоставления запрошенных документов, менеджер присваивает такому контрагенту категорию «контрагент с рисками», о чем делает отметку в юридическом деле контрагента.

3. Юридическое дело контрагента.

3.1. Юридическое дело контрагента формируется одновременно с формированием документов на заключение договора.

3.2. В целях оформления юридического дела контрагента менеджер запрашивает документы и информацию по перечню у контрагента. Запрос документов и информации помещается в юридическое дело.

3.3. Юридическое дело контрагента включает:

а) информация о способе получения сведений о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ; рекомендации партнеров или других лиц; сайт контрагента; служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте);

б) выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»);

в) копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента;

г) копия приказа о назначении руководителя контрагента;

д) устав контрагента;

е) свидетельства о государственной регистрации контрагента в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и постановке на налоговый учет юридического лица;

ж) распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

з) договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент – юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу»;

и) заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

3.4. Юридическое дело контрагента хранится в подразделении ___________

4. Заключительные положения.

Настоящее положение обязательно для применения ответственными сотрудниками. Общество не признается виновным в непроявлении должной осторожности и осмотрительности, если данные обстоятельства возникли по вине ответственного сотрудника.

Телефон в Санкт-Петербурге:

пон-вскр с 8:00 до 20:00

Офисы почти
во всех районах города
Заказать обратный звонок

Телефон в Санкт-Петербурге:

пон-вскр с 8:00 до 20:00

Офисы почти
во всех районах города
Заказать обратный звонок

Юридические услуги:

Бухгалтерские услуги:

Полезные Статьи о регистрации ООО, ИП и др. от компании «Успешный Старт»

Образец приказа о проведении обязательной проверки добросовестности контрагента

Приказ
о проведении обязательной проверки добросовестности
контрагентов

г. Санкт-Петербург 5 ноября 2017 г.

1. Перед заключением договора с новым контрагентом секретарь обязан выслать по факсу или электронной почте «карточку контрагента» и предложить ее.

2. Возложить на юридический отдел обязанность по проведению предварительной проверки добросовестности контрагента, в том числе, на основании заполненной контрагентом «Карточки контрагента».

Предварительная проверка добросовестности контрагента включает в себя:

— получение в ИФНС по месту постановки на учет будущего партнера выписки из ЕГРЮЛ на последнюю дату;

— получение у будущего партнера копии свидетельства о государственной регистрации и свидетельства о постановке на налоговый учет;

— получение в ИФНС по месту постановки на учет будущего партнера заверенные копии учредительных документов (например, копию устава, учредительного договора);

— получение у проверяемого лица бухгалтерского баланса на последнюю отчетную дату с отметкой налоговой инспекции о принятии;

— проверку добросовестности контрагента с помощью сайтов Интернет;

— подготовку и отправку заказным письмом с уведомлением в ИФНС по месту постановки будущего контрагента на учет запроса с просьбой подтвердить (опровергнуть) факт недобросовестности будущего партнера;

— проверку полномочий лица, подписывающего договор от имени контрагента, которая включает в себя:

— проверку документов, удостоверяющих личность лица, подписывающего договор от имени контрагента;

— если договор от имени контрагента подписывает директор предприятия (не обособленного подразделения), необходима проверка у данного лица полномочий директора (из приказа о назначении лица директором, из протокола Собрания учредителей предприятия и т.п.);

— если договор от имени контрагента подписывает любое другое лицо, необходима проверка доверенности (обязательное наличие подписи руководителя и печать организации; дата; срок, на который выдана доверенность; объем полномочий лица).

Пример карточки контрагента

Данные, представляемые контрагентом:

1 Название организации

2 Ф.И.О. и должность лица, подписывающего договор

3 Основание правомочий лица, подписывающего договор (устав, доверенность или иное)

4 ИНН, КПП, ОГРН (ЕГРЮЛ)

6 Юридический адрес (адрес местонахождения), телефон, факс

7 Почтовый адрес

8 Банковские реквизиты (р/сч, кор/сч, БИК, название банка)

9 Реквизиты грузополучателя

Адреса сайтов для сбора дополнительной информации о контрагентах

Организация — владелец сайта

Читайте так же:  Изменение назначения земельного участка

1. Сведения обо всех юридических лицах, внесенных в ЕГРЮЛ (по состоянию на текущий месяц)

Федеральная налоговая служба

2. Адреса массовой регистрации юридических лиц

Федеральная налоговая служба

3. Компании, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица

Федеральная налоговая служба

4. Юридически значимые события (реорганизация, ликвидация и т.д.)

Журнал «Вестник государственной регистрации»

5. Сведения о наличии (отсутствии) лицензии

6. Судебные акты с участием будущего партнера

Высший арбитражный суд

Типовая форма письма в органы внутренних дел с просьбой о предоставлении информации о будущем контрагенте

(наименование органа внутренних дел)

(Ф. И. О. начальника ОВД)

(наименование организации, ИНН, адрес)

Согласно абз. 1 п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Поскольку налогоплательщик обязан соблюдать должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагентов, просим подтвердить (опровергнуть) факт дисквалификации руководителя

(наименование будущего партнера, ИНН, ОГРН)

(Ф.И.О. руководителя будущего партнера)

(наименование вашей организации)

Типовая форма письма в налоговый орган с просьбой подтвердить факт недобросовестности контрагента

Начальнику ИФНС России

(название налогового органа)

(Ф. И. О. начальника ИФНС)

(наименование организации, ИНН, адрес)

Согласно абз. 1 п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Поскольку налогоплательщик обязан соблюдать должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагентов, просим подтвердить (опровергнуть) факт недобросовестности________________________

(наименование будущего партнера, ИНН, ОГРН)

в том числе указать следующую информацию:

— о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

— сдает ли данное лицо бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации;

— уплачивает ли данное лицо налоги и т.д.

Самостоятельно получить указанные сведения не имею возможности.

(наименование вашей организации)

Типовая форма заявления в лицензирующий орган с просьбой предоставить информацию о наличии у контрагента соответствующей лицензии

(наименование организации, ИНН, адрес)

Заявление о предоставлении информации, содержащейся в реестре лицензий

Просим предоставить информацию, содержащуюся в реестре лицензий на осуществление________________________ деятельности (в виде выписки), в отношении (вид деятельности)

(наименование будущего партнера, ИНН, ОРГН)

Приложение: документ, подтверждающий внесение платы в размере 10 рублей в соответствии с п. 2 ст. 14 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

(наименование вашей организации)

Запрос в налоговый орган о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в отношении контрагента

Начальнику ИФНС России

(название налогового органа)

(Ф. И. О. начальника ИФНС)

(наименование организации, ИНН, адрес)

Прошу предоставить выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей) в отношении__________________

(полное наименование контрагента, ИНН, ОГРН)

(постоянно исполнительный орган организации- (подпись, расшифровка)

налогоплательщика или иное лицо по доверенности

с приложением копии доверенности, либо предпри-

ниматель-налогоплательщик: фамилия, инициалы)

Приложение: квитанция об уплате государственной

Положение о должной осмотрительности

Проявление должной осмотрительности и осторожности

Образец

Положение о проведении мероприятий по проявлению должной осмотрительности и осторожности

1.Данное Положение определяет порядок осуществления в Обществе мероприятий, направленных на проверку контрагентов–поставщиков.

2. Целью осуществления данных мероприятий является снижении налоговых и хозяйственных рисков, могущих привести к неблагоприятным экономическим и правовым последствиям.

3. Данное Положение разработано с учетом рекомендаций и положений, содержащихся в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», Общедоступных критериях оценки рисков (утв. Приказом ФНС РФ от 30.05.2007 № ММ-3-06/[email protected]), Письме ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84, Письме Минфина РФ от 17.12.2014 № 03-02-07/1/65228 и др., судебной практике.

4.Мероприятия по проявлению должной осмотрительности и осторожности (далее — МПДОО) включают в себя два блока:

Блок 1: выбор поставщика

Блок 2: текущий мониторинг

5.Блок-1 «Выбор поставщика»:

5.1. В зависимости от суммы предполагаемой сделки с контрагентом, Организацией осуществляется три типа МПДОО: Тип 1 (сделки до . тыс. руб., вкл.НДС), Тип 2 (сделки до . тыс. руб., вкл. НДС), Тип 3 (сделки до . тыс. руб., вкл. НДС).

Блок Блок -1: 1: выбор выбор поставщика поставщика поставщика поставщика поставщика поставщика
Блок Блок -2: 2: текущий текущий мониторинг мониторинг

5.2. Мероприятия МПДОО по Типу 1:

1. Использование ресурса ФНС РФ www.nalog.ru для оценки контрагента
Адреса «массовой регистрации», характерные для «фирм-однодневок», наименования юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица, сведения о сдаче налоговой отчетности.

2. Получение документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента

3. Получение документального подтверждения полномочий представителя контрагента

4. Проверка государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ (Общий доступ, официальный сайт ФНС РФ www.nalog.ru).

5.2. Мероприятия МПДОО по Типу 2:

1. Использование ресурса ФНС РФ www.nalog.ru для оценки контрагента.
Адреса «массовой регистрации», характерные для «фирм-однодневок», наименования юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица, сведения о сдаче налоговой отчетности.

2. Получение документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность.

3. Получение документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность.

4. Проверка государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ
Общий доступ, официальный сайт ФНС РФ www.nalog.ru).

5. Документирование личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) контрагента-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) Обществе при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров.

6. Получение от контрагента информации об его фактическом местонахождении, а также о местонахождении складских и/или производственных и/или торговых площадей.
Например — посещение производственных площадок контрагента.

7. Документирование информации о способе получения сведений о контрагенте
Реклама в СМИ, рекомендации партнеров или других лиц, скрины сайта контрагента и т.п.

8. Недопущение наличия сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Например — поведение «контрольного» заказа.

5.3. Мероприятия МПДОО по Типу 2:

1. Использование ресурса ФНС РФ www.nalog.ru для оценки контрагента.

Адреса «массовой регистрации», характерные для «фирм-однодневок», наименования юридических лиц, в состав
исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица, сведения о сдаче налоговой отчетности.

2. Получение документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента,
копий документа, удостоверяющего его личность.

Видео (кликните для воспроизведения).

3. Получение документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность.

4. Проверка государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ
Общий доступ, официальный сайт ФНС РФ www.nalog.ru).

5. Документирование личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) контрагента-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) Обществе при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров.

6. Получение от контрагента информации об его фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских и/или производственных и/или торговых площадей.
Например — посещение производственных площадок контрагента.

Читайте так же:  Как уплачивается ндфл при получении в дар имущества от лица, не являющегося родственником

7. Документирование информации о способе получения сведений о контрагенте
Реклама в СМИ, рекомендации партнеров или других лиц, скрины сайта контрагента и т.п.

8. Недопущение включения в договоры условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота.
Например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.

9. Получение свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора.
Например, копий документов, подтверждающих наличие у контрагента производственных мощностей, необходимых лицензий, квалифицированных кадров, имущества и т.п.

10. Недопущение наличия сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Например — поведение «контрольного» заказа.

11. Получение бухгалтерской отчетности контрагента за предыдущий календарный год. Анализ ФХД контрагента.

Исследование следующих обстоятельств:

 Налоговая нагрузка контрагента и сопоставление ее с средним уровнем по хозяйствующим субъектам в конкретной отрасли (экономической деятельности),
 Отражение в бухгалтерской отчетности убытков на протяжении нескольких налоговых периодов,
 Темп роста расходов и темп роста доходов от реализации товаров (работ, услуг),
 Выплаты среднемесячной заработной платы на одного работника и сопоставление со средними уровнями по виду экономической деятельности в субъекте Российской Федерации,
 Уровни рентабельности активов и продаж по данным бухгалтерского учета и сопоставление их с уровнями рентабельности для данной сферы деятельности по данным статистики.

12. Использование специализированных ресурсов
СПАРК, Контур-фокус и т.п.
Исследование арбитражной истории, истории исполнительного производства, участия учредителей и руководства контрагента в других юридических лицах и др.

5.4. Проведение МПДОО осуществляется (РОЛЬ МЕНЕДЖМЕНТА) на основании соответствующих должностных регламентов.

5.5. Ответственные лица формируют «Дело контрагента», которое ведется в течение всего периода взаимодействия с контрагентом (ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ).

5.6. Руководство Общества на основании рассмотрения Дела контрагента принимает решение о начале сотрудничества с контрагентом или об отказе в сотрудничестве (ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ).

6.Блок 2 «Текущий мониторинг»:

6.1. В течение периода взаимодействия Общества с контрагентом Ответственные лица проводят мероприятия текущего мониторинга:

— Поддержание адекватности информации о контрагенте;
— Контроль за реальностью деятельности контрагента;
— Выявление фактов изменения в структуре владения и руководстве контрагента;
— Проверка контрагента на предмет его участия в корпоративных конфликтах;
— Отслеживание взаимодействия контрагента с органами власти (в частности с налоговыми органами);
— Анализ исполнения контрагентом условий сделок с Организацией;
— Использование внутренних источников информации о состоянии дел контрагента;

6.2. МПДОО по Блоку 2 осуществляются ежеквартально. Их результаты заносятся в Дело клиента.

6.3. Не позднее (ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ) после окончания квартала результаты доносятся Ответственными лицами до руководства Общества, которое принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества с контрагентом.

Положение о проверке контрагентов: образец

proverka_kontragenta.jpg

Похожие публикации

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/[email protected] следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

  • полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
  • фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
  • в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
  • по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

  • копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
  • устав;
  • выписка из базы данных ЕГРЮЛ;
  • справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

  • получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
  • проверка контрагента на банкротство;
  • в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу > https://egrul.nalog.ru/ > . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН.

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на > официальном сайте ВАС > ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из > поискового сервиса > на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

  • в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
  • в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

  • расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
  • отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
  • разделять партнеров можно по суммам договоров.
Читайте так же:  Оплачивается ли командированному работнику выходной день, проведенный в пути

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

г. Москва, ул. 1-я Останкинская, д. 41 А
Тел.: 8 (499) 390-62-78
E-Mail: [email protected]

Новые видео и статьи

Налоговая аналитика

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.

Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.

ПОЛОЖЕНИЕ

о проверке контрагентов при заключении договоров

1. Общие положения.

1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).

1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.

1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности

1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:

1.6. Сами по себе указанные в п. 1.5 обстоятельства, не могут служить основанием для признания контрагентом недобросовестным и причиной отказа в заключении договора с ним.

1.7. В целях определения добросовестности контрагента на сотрудников общества (указать подразделения, напр. менеджеров) возлагаются обязанности по проверке контрагента. Кроме того, общество ведет юридические дела контрагентов.

2. Проверка контрагентов.

2.1. Менеджер должен быть лично знаком с представителями контрагента, знать их должность, фамилию, имя, отчество.

2.2. Должна быть и сохраняться переписка с представителями контрагента.

2.3. Менеджер должен стремиться посетить контрагента в месте нахождения его офиса.

2.4. Менеджер должен формировать личное дело контрагента.

2.5. Менеджер должен стремиться познакомиться с непосредственными исполнителями контрагента.

2.6. Менеджер обязан получить всех вышеуказанные сведения и документы (п. 2.1 – 2.5) в следующих случаях:

а) доля расходов по сделке с контрагентом в общей сумме затрат общества существенна;

б) общество осуществляет с контрагентом вексельные сделки;

в) контрагент в сделке с обществом выступает в роли посредника;

г) наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

При отказе контрагента от предоставления запрошенных документов, менеджер присваивает такому контрагенту категорию «контрагент с рисками», о чем делает отметку в юридическом деле контрагента.

3. Юридическое дело контрагента.

3.1. Юридическое дело контрагента формируется одновременно с формированием документов на заключение договора.

3.2. В целях оформления юридического дела контрагента менеджер запрашивает документы и информацию по перечню у контрагента. Запрос документов и информации помещается в юридическое дело.

3.3. Юридическое дело контрагента включает:

а) информация о способе получения сведений о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ; рекомендации партнеров или других лиц; сайт контрагента; служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте);

б) выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»);

в) копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента;

г) копия приказа о назначении руководителя контрагента;

д) устав контрагента;

е) свидетельства о государственной регистрации контрагента в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и постановке на налоговый учет юридического лица;

ж) распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

з) договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент – юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу»;

и) заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

3.4. Юридическое дело контрагента хранится в подразделении ___________

4. Заключительные положения.

Настоящее положение обязательно для применения ответственными сотрудниками. Общество не признается виновным в непроявлении должной осторожности и осмотрительности, если данные обстоятельства возникли по вине ответственного сотрудника.

У вашего контрагента ВНП: придут ли с проверкой к вам?

Как инспекторы синхронно проверяют организации

Все бухгалтеры уже давно знают, что сделки между контрагентами налоговики проверяют в рамках встречной проверк Но это не единственный способ получения информации. Иногда инспекторы из разных ИФНС проводят синхронные выездные налоговые проверки (ВНП) организаций и их контрагентов. Цель таких проверок — выявление фиктивных сделок и схем минимизации налогов. Давайте посмотрим, какие сделки могут привлечь внимание налоговиков, а также какова вероятность попасть в план ВНП в этих случаях.

Как отбирают «интересных» контрагентов

Большинству организаций бояться синхронных проверок не стоит. Пока это довольно редкое явление

Как только компания отобрана для включения в план ВНП, налоговики из ИФНС, где она состоит на учете, начинают изучать ее взаимосвязи на основании полученных банковских выписо А чтобы побольше узнать о фирмах, с которыми она работает (в том числе и о вас, если вы — ее контрагент), инспекторы используют еще и данные внутренних информационных ресурсов (ИР), где могут, например, посмотреть и регистрационные данные организаций, и их отчетность. При этом некоторые сделки могут привлечь особое внимание налоговиков. К примеру, вашу компанию возьмут на заметку, если:

  • вы — основной поставщик или покупатель контрагента, включенного в план ВНП. Это самое распространенное основание, чтобы предложить проверить вашу организацию;
  • вы перечислили контрагенту крупную сумму денег, а он ее в тот же день или на следующий целиком перечислил другой организации. При этом налоговиков заинтересует и ваша организация, и та компания, которой потом эти деньги были перенаправлены;
  • вы и ваш контрагент взаимосвязаны через учредителя, должностных лиц или сотрудников. Например, руководитель вашей компании является учредителем фирмы-контрагента. При этом понятие взаимосвязанных лиц шире, чем понятия взаимозависимых и аффилированных Выявить такие связи налоговикам помогают схемы, построенные с использованием ИР;
  • вы выполняете для контрагента какие-либо работы, но по данным ИР налоговики видят, что у вашей организации просто нет необходимых мощностей для выполнения таких работ. Например, из банковской выписки видно, что контрагент перечисляет вам деньги за строительные работы. Однако, по данным баланса, у вас отсутствуют основные средства, да и численность сотрудников (допустим, всего несколько человек) вызывает сомнения, что эти работы вообще выполнялись.
Читайте так же:  Как войти в кабинет налогоплательщика через госуслуги

Как взаимодействуют разные инспекции

Налоговики из ИФНС контрагента направляют запрос в вашу инспекцию с просьбой включить вас в план ВНП того же квартала, в котором они собираются проверять этого контрагента, и с тем же проверяемым периодом. В запросе инспекторам нужно указать причину своего интереса к вам.

Инспекторы, получившие предложение вас проверить, должны оценить целесообразность проведения этой проверки.

Не всегда налоговики солидарны

Вот тут-то и начинается самое интересное. Потому что, как ни странно, ваши инспекторы попытаются оградить вас от проверки! Правда, делают они это исключительно в своих интересах. Ведь когда «просьбы» коллег о проверке контрагентов доходят до инспекторов, у тех обычно уже сформирован список претендентов для включения в план ВНП, а добавлять новых как-то совсем не хочется. Поэтому, если налоговики из вашей инспекции изначально не планировали вас проверять, но к ним поступило предложение о такой проверке, они попытаются «отбрыкаться». При этом у них могут быть и реальные причины для отказа, и надуманные. Вот основные причины:

  • реальные:
  • предложенный проверяемый период полностью закрыт предыдущей ВНП. Например, в 2012 г. предлагается проверить вашу организацию за 2010 гг., но проверка этого периода уже была проведена в 2011 г.;
  • предложенный проверяемый период частично закрыт предыдущей проверкой. Например, предлагается проверить вашу деятельность в 2012 г. за 2011 гг., но у вас уже была ВНП в 2011 г. за 2010 гг. Соответственно, отказ будет связан с тем, что проводить проверку за 1 год (в нашем примере за 2011 г.) просто нецелесообразно.

В обоих случаях инспекторы вашей ИФНС направят коллегам информацию о результатах проведенной ВНП (о суммах доначислений, характере нарушений);

  • надуманные:
  • ваши инспекторы не предполагают, что по результатам проверки организации будут доначислены значительные суммы;
  • основание, по которому вас предлагают проверить, несущественно. Например, вами заинтересовались как основным поставщиком какой-либо фирмы. Тогда ваши налоговики примут решение о нецелесообразности проведения ВНП. Ведь тесные отношения между организациями еще не являются доказательством ухода от налогов.

Отказывая в проведении у вас ВНП, инспекторы предлагают своим коллегам проверить заинтересовавшие их взаимоотношения в рамках встречной проверк а не выездной.

Если вашу организацию решили проверять

В этом случае налоговики из вашей ИФНС и из инспекции вашего контрагента постараются вынести решения о проведении ВНП не только в одном квартале, но и в одном месяце. И хотя инспекторы проверяют, соответственно, каждый свою организацию, они достаточно тесно общаются между собой в ходе проверки, а также обмениваются необходимыми документами и информацией.

Проведение проверок подобным образом дает налоговикам некую гарантию, что документы не будут исправлены, подделаны и т. д. То есть у них будет возможность увидеть реальное положение дел сразу со стороны и поставщика, и покупателя. При этом такая проверка кардинально не отличается от любой другой ВНП. Просто сделки, вызвавшие интерес, исследуются особо тщательно. И в первую очередь налоговики будут проверять реальность этих сделок и отклонение их цен более чем на 20% от обычных цен организаци Ведь пока налоговики еще имеют возможность проверять тот период, в котором действовали положения ст. 40 НК РФ.

Безусловно, не очень приятно осознавать, что вас могут проверить только потому, что вы работаете с какой-то определенной организацией. Но не стоит сразу переживать. Как показывает практика, в основном синхронные проверки проводятся у крупнейших налогоплательщиков (для данной ИФНС) и их партнеров, а также если организация и ее контрагент, заинтересовавшие налоговиков, состоят на учете в одной инспекции.

Бухгалтерия и финансы

Справочник финансового директора

Положение о проверке контрагентов

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.

Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.

о проверке контрагентов при заключении договоров

1. Общие положения.

1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).

1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.

1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности

1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:

1.6. Сами по себе указанные в п. 1.5 обстоятельства, не могут служить основанием для признания контрагентом недобросовестным и причиной отказа в заключении договора с ним.

1.7. В целях определения добросовестности контрагента на сотрудников общества (указать подразделения, напр. менеджеров) возлагаются обязанности по проверке контрагента. Кроме того, общество ведет юридические дела контрагентов.

2. Проверка контрагентов.

2.1. Менеджер должен быть лично знаком с представителями контрагента, знать их должность, фамилию, имя, отчество.

2.2. Должна быть и сохраняться переписка с представителями контрагента.

2.3. Менеджер должен стремиться посетить контрагента в месте нахождения его офиса.

2.4. Менеджер должен формировать личное дело контрагента.

2.5. Менеджер должен стремиться познакомиться с непосредственными исполнителями контрагента.

2.6. Менеджер обязан получить всех вышеуказанные сведения и документы (п. 2.1 – 2.5) в следующих случаях:

а) доля расходов по сделке с контрагентом в общей сумме затрат общества существенна;

[1]

б) общество осуществляет с контрагентом вексельные сделки;

в) контрагент в сделке с обществом выступает в роли посредника;

г) наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

При отказе контрагента от предоставления запрошенных документов, менеджер присваивает такому контрагенту категорию «контрагент с рисками», о чем делает отметку в юридическом деле контрагента.

3. Юридическое дело контрагента.

3.1. Юридическое дело контрагента формируется одновременно с формированием документов на заключение договора.

3.2. В целях оформления юридического дела контрагента менеджер запрашивает документы и информацию по перечню у контрагента. Запрос документов и информации помещается в юридическое дело.

3.3. Юридическое дело контрагента включает:

а) информация о способе получения сведений о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ; рекомендации партнеров или других лиц; сайт контрагента; служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте);

б) выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»);

в) копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента;

г) копия приказа о назначении руководителя контрагента;

д) устав контрагента;

Читайте так же:  Частная жалоба на определение суда

е) свидетельства о государственной регистрации контрагента в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и постановке на налоговый учет юридического лица;

ж) распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

з) договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент – юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу»;

и) заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

3.4. Юридическое дело контрагента хранится в подразделении ___________

Положение о проверке контрагентов

В Российском законодательстве нет статьи, регулирующей или обязывающей предпринимателей проверять контрагентов перед непосредственным заключением сделки. Поэтому какой-либо ответственности за отказ от проведения подобного мероприятия не предусмотрено. Но, заключая договор с новым или сомнительным контрагентом, стоит помнить о 3 моментах:

  • Появление дебиторской задолженности.
  • Риски, связанные с признанием сделки недействительной со стороны налоговых органов.
  • Ухудшение репутации, в случае возбуждения уголовного дела, если партнер окажется фирмой-однодневкой.

Формально законодательство никакими нормативно-правовыми актами не указывает на необходимость проверки юридических лиц и предпринимателей, но ответственности за результат таких рискованных сделок не снимает. Всю информацию по данной теме можно получить из 2 источников:

  • Письмо ФНС за номером № ЕД-4-2/[email protected] от 24 июля 2017 «О рассмотрении обращения».
  • Статья 173.1 и 173.2 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В письме Федеральная налоговая служба разъясняет о потере выгоды предпринимателя, который не сумел проявить «должной осмотрительности и осторожности», а статьи регулируют ответственность за деятельность фирм-однодневок.

Если налоговая проверка выявит и докажет, что одна из сторон договора – фирма-однодневка, то все расходы по совершенной сделке, а также НДС к вычету по приобретенным товарам и услугам, налоговики признают недействительными.

Во избежание рисков и проблем, связанных с налоговыми проверками и уголовной ответственностью, необходимо составлять нормативно-правовые акты, устанавливающие процедуру проведения подобных проверок. Таким актом является внутреннее положение или регламент проверки контрагентов.

Регламент проверки контрагентов – это документ, который четко описывает методику проведения проверки будущих бизнес-партнеров. При составлении стоит ориентироваться на степень риска сделок:

Такая градация поможет сэкономить время на проведение проверки, а также позволит избежать лишней работы с документацией.

За образец можно взять пример, который мы привели ниже. Нет четких цифр, определяющих границы групп. Каждая компания сама устанавливает рамки.

Такой подход оптимизирует мероприятия по проверке ЮЛ или ИП. Порядок отнесения контрагентов в ту или иную группу можно определить в том же регламенте или приложении к нему. Также при проверке необходимо учитывать и известность клиентов. Для таких как, например, Ростелеком или МТС пакет документов и надобность в проверке может отсутствовать совсем.

Бдительность стоит проявлять и при продлении уже заключенных договоров. Возможно, что произошли изменения в работе контрагента, которые он предпочел скрыть. Всегда имеет смысл перед новой сделкой оформлять отдельный приказ о проверке контрагентов с подписью руководителя.

Проверьте своего контрагента
с помощью сервиса «Проверка контрагентов» ↓

Составляющие регламента проверки контрагентов

На каждом предприятии самостоятельно разрабатывается положение о проверке контрагентов, которое утверждается руководителем организации.

Ниже подробно рассмотрим основные пункты, на которые стоит ориентироваться при составлении этого документа.

Правильная постановка цели проверки контрагента – залог успеха. Данный пункт станет еще одним плюсом для предпринимателя, если судебных разбирательств и споров по сделке избежать не удастся.

Назначение ответственных лиц, порядок и принципы их взаимодействия

Особенно, если речь идет о крупных предприятиях, где каждое подразделение выполняет свою определенную функцию. Любая собранная информация в итоге должна анализироваться. Исходя из этого, делаются выводы и подводятся итоги. Как правило, ответственными лицами назначаются менеджеры или бухгалтеры.

Реальные сроки проведения мероприятия

Сроки зависят от рисков доначисления по сделке. Чем они выше, тем больше потребуется собрать и проверить информации, потратить больше времени.

Указать источники сбора информации

Такими источниками могут послужить:

Вопрос: Можно ли все затраты, связанные с проверкой юридических лиц и предпринимателей, поставить на расходы организации?
Ответ: Да, квитанции об оплате пошлины для получения выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также любые другие документально подтвержденные затраты, учитываются при расчете налога на прибыль. Даже если ни с одним из этих лиц договор так и не был заключен.

Еще одним источником информации по контрагенту служит интернет. Отзывы о компании, состояние сайта, «черные списки» работодателей или поставщиков могут послужить еще одним методом подтверждения благонадежности партнера. Однако доверять на 100 % таким источникам не стоит, так как и положительные, и негативные отзывы могут оказаться заказными. Поэтому придерживаться стоит основного списка источников информации, а также любых других документов, не нарушающих коммерческую, государственную или налоговую тайну.

Готовясь к сделке с новым контрагентом, необходимо проверить его на наличие необходимых ресурсов – квалифицированный персонал, опыт предприятия и материально-техническую базу. Для этого можно запросить расписку о наличии всех необходимых ресурсов для исполнения будущей сделки.

Проверяя контрагентов, не стоит игнорировать и деловые переговоры, поездки на предприятие для подтверждения действительности адреса, а также знакомства с персоналом и материально-техническим оснащением компании.

Порядок обобщения и оформления информации

Этот пункт расписывает, как и в каком виде необходимо предоставить информацию.

Порядок и сроки хранения собранной информации

Все копии документов, а также составленный на их основании отчет, необходимо хранить на предприятии в течение 3-10 лет. 3 года – это срок исковой давности, именно он указывается минимальным сроком хранения. В этом же пункте требуется указать и способ хранения такого досье: бумажный или электронный носитель.

Примерный образец положения о проверке контрагента

ООО «Честный бизнес»

П О Л О Ж Е Н И Е

об обязательной проверке контрагентов ООО «Честный бизнес»

при оформлении договорных и хозяйственных отношений

Полезные публикации

1. Социальный пакет (льготы и гарантии*, предоставляемые работникам и членам их семей), оплату которого осуществляет…

Структура положения об аттестацииЕдиной формы положения, в которой бы описывался порядок и правила проведения аттестации,…

[3]

Положение о закупочной деятельности открытого акционерного обществаУтверждено советом директоровОАО «___________»Протокол от «__» _____ 2011 года…

Что является коммерческой тайнойОсновные нормы, связанные с конфиденциальностью, содержатся в Федеральном законе от 29.07.2004 №…

Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок выдачи средств подотчетОн состоит из несколько этапов.1. Просим работника написать заявление.Чтобы получить аванс, сотрудник…

Источники


  1. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.

  2. Годунов, Н. Мера ответственности / Н. Годунов. — М.: Юридическая литература, 2017. — 176 c.

  3. Профессиональная этика сотрудников правоохранительных органов; Щит-М — М., 2011. — 384 c.
  4. Корнийчук Г. А. Арбитражное процессуальное право. Ответы на экзаменационные вопросы; Экзамен — Москва, 2010. — 288 c.
Положение о проверке контрагентов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here